Síndico de primeira viagem: tudo o que você precisa saber
Você já imaginou como seria viver em um condomínio sem um síndico? Sem um responsável para estruturar todas as demandas, o coletivo ficaria vulnerável e suscetível a inúmeros conflitos. Segundo o Código Civil, se torna irregular todo condomínio que não possui uma representação legal, podendo trazer problemas diante de órgãos governamentais e instituições financeiras.
O síndico não é unicamente responsável por uma administração, ele é o representante para qualquer situação, seja extrajudicial ou não. É quem pode e deve defender os interesses, de forma comum, de todos os condôminos. Dentre outras atribuições, ele também deve convocar assembleias, cuidar da gestão financeira e fazer com que as leis condominiais sejam cumpridas.
Por isso, ter eleições para eleger um síndico é uma necessidade. Caso você tenha sido eleito pela primeira vez, tenha em mente que este trabalho requer muita responsabilidade. Como sabemos no início de uma gestão de primeira viagem surgem diversas dúvidas, portanto desenvolvemos uma lista com os principais procedimentos a serem realizados:
ATUALIZE-SE
Por que? É preciso entender que antes de você havia outro síndico, por isso é importante fazer um reconhecimento da situação como um todo. Nossa sugestão é que assim que assumir o novo cargo, você marque uma reunião com o antigo responsável pela gestão condominial. Assim você poderá se atualizar sobre as questões financeiras e física do condomínio, podendo elaborar um novo plano de gestão com novas prioridades e metas.
Também é preciso realizar a atualização cadastral do CNPJ na Receita Federal, a atualização na Certificação Digital e nos órgãos municipais. Assim você preserva tanto o antigo síndico, como você, e mantém a situação cadastral do condomínio em ordem.
APRESENTE-SE
A responsabilidade de um síndico é sobretudo a liderança, por isso a importância de uma boa apresentação. Conhecer todos os funcionários e prestadores de serviço do condomínio não só te fará construir uma boa relação com todos, como também trará uma noção sobre qual área cada um irá lhe auxiliar.
Apresente-se também para os condôminos, disponibilize canais que possam realizar um contato direto com você, como um e-mail ou algum software que o condomínio já utilize. É importante que sua relação seja boa não só com os funcionários, como com os que lhe tem como figura responsável pela boa ordem, a moral, a segurança, a higiene e tranquilidade. Desenvolva, da forma que acreditar ser a melhor, uma boa relação com todos e assim irá construir uma forte imagem e respeito de todos. Podendo futuramente mediar os problemas de forma mais prática e eficiente.
DOCUMENTAÇÃO FINANCEIRA
É preciso sempre ficar atento a uma série de documentação que realiza o controle financeiro do condomínio e gera um informativo para os condôminos. Você precisa ter conhecimento do quanto é arrecadado, o perfil da inadimplência e como era realizada a gestão.
Analise o relatório de orçamento de gastos, relatório de receitas (de condôminos adimplentes e inadimplentes), relatório de despesas (fixas, variáveis e extras) e balancete (saldo do mês x saldo atual) da gestão anterior e tome conhecimento de como irá prosseguir com esse levantamento de informações na sua gestão. A prestação de contas para todos os moradores você precisa sempre estar a par destas informações e pronto, se solicitado, a divulgar e justificar.
DOCUMENTAÇÃO DO CONDOMÍNIO
Organize muito bem todo documento gerado pelo CNPJ do condomínio. Alguns devem ser guardados de forma permanente, como: cartão de CNPJ, livro de inspeção do trabalho, processos trabalhistas, prontuários de funcionários, livros de atas de assembleia e plantas do condomínio.
Outros possuem um prazo de validade mais flexível, podendo ser arquivados por um período de até 35 anos, como: exames de admissão e demissão de funcionários, apólices de seguro de vida, Darfs, as pastas de prestação de contas, e guias de recolhimento de Fundo de Garantia.
MANUTENÇÃO
É responsabilidade do síndico manter em dia a manutenção e equipamentos de uso comum, a qual as regras estipuladas constam no regimento interno, incluindo multas e outras penalidades. Com o auxílio do zelador será possível estar atento às áreas como o hall de entrada, dos elevadores, garagem, coleta de lixo, piscina, salão de festas e outros locais que devem ser utilizados seguindo as normas estabelecidas.
Há também as manutenções obrigatórias, que por sua vez precisam estar organizadas em um calendário anual, e são de extrema importância para todo o condomínio, como exemplos temos: o seguro contra incêndio, o sistema de para-raios, limpeza de caixa d’água, etc.
Para facilitar todo o seu trabalho crie um checklist, com etapas bem definidas e um cronograma, e caso você queira uma ajuda para saber quais outras manutenções um condomínio precisa, acesse nosso Guia para síndico e monte o seu plano de trabalho sem esquecer o que é importante.
SEGUROS
É preciso que você garanta todos os seguros obrigatórios contratados pelo condomínio, como os que cobrem danos à estrutura da edificação, contra raios, explosão, incêndio, danos elétricos, vendaval e danos causados por impacto de veículos.
Tudo certo até aqui?
Esperamos que sim.
Saiba que gerir um condomínio é saber lidar tanto com pessoas como as expectativas que são criadas. Por isso foque sempre em conhecer suas responsabilidades, manter uma boa relação de convivência, manter contato com os funcionários, ser o mais transparente e acessível possível, e o mais importante: manter a calma.
Esta nova função que você assumiu na sua vida exige muito jogo de cintura, é preciso além de manter tudo sob controle saber enxergar possíveis mudanças. Lembre-se que tudo pode ser bem tranquilo desde que você assuma uma posição de gestor confiável e qualificado, e assim sempre irão te dar apoio para qualquer decisão.
E claro, boa sorte nesta nova jornada!