Como fazer a contabilidade de condomínio?

Os condomínios residenciais e comerciais, em sua grande maioria, envolvem muitas contas, altos valores e diferentes tipos de pagamentos. Por este motivo, o tema se torna sensível e, muitas vezes, preocupante para o síndico, administradores e condôminos do espaço. 

Realmente, quando não se tem o preparo e as informações corretas, esse trabalho pode se tornar uma verdadeira dor de cabeça. Mas, no seu condomínio não precisa ser assim. Hoje vamos te apresentar algumas dicas de como fazer a contabilidade de condomínios!

Mas, afinal, quem é o responsável pela contabilidade?

É comum que os moradores cobrem todas as informações financeiras diretamente para o síndico. E esta prestação de contas é sim uma obrigação deste profissional. Porém, o administrador do condomínio pode contar com algum apoio especializado para execução dos mesmos, caso essa não seja sua área de conhecimento e atuação. 

De acordo com a Lei do Condomínio (Lei 4.591/64), compete ao síndico manter toda a documentação do condomínio guardada por, pelo menos, 5 anos. Assim, caso algum condômino ou administrador deseje realizar uma verificação contábil, as informações estarão disponíveis. 

Agora, a Lei do Condomínio não afirma que o síndico é o responsável pela execução das tarefas contábeis. Também não é obrigatória a contratação de um contador habilitado pelo Conselho Regional ou Federal de Contabilidade. 

Em resumo, se o síndico tiver conhecimento técnico para manter as contas em dia e de acordo com as necessidades do condomínio, ele mesmo pode realizar esta tarefa. Embora, o mais indicado sempre seja contar com o apoio profissional para uma tarefa tão importante e que envolve algo de valor para todos: o dinheiro. 

E do ponto de vista jurídico? 

No Art. 1348 do Código Civil brasileiro está definido que compete ao síndico prestar contas à assembleia do condomínio de forma anual ou sempre que as informações forem exigidas. Uma lei bem parecida com a Lei do Condomínio, qual citamos acima. 

Por este motivo, é muito comum que os próprios síndicos dos condôminos sejam processados juridicamente frente algum problema contábil. São alguns deles: fraudes internas e externas, desvio de dinheiro e o superfaturamento de obras e manutenções. 

Para evitar qualquer problema com a Justiça, o síndico deve ficar atento aos profissionais que contrata para o auxílio na contabilidade condominial. A transparência, ética, cumprimento de prazos e regras são essenciais neste caso. 

Quais documentos o síndico deve guardar? 

Independente de quem for realizar as operações contábeis, a responsabilidade de manter a documentação, atual e antiga, em boas condições e boa conservação é totalmente do síndico. Para isso, é necessária organização e um certo conhecimento sobre a importância dos documentos. 

Selecionamos alguns dos principais documentos que o síndico deve guardar:

- Plantas do condomínio - permanente

- Livro de atas das assembleias condominiais - permanente

- Folha de pagamento - 35 anos

- Guia de previdência social - 35 anos

- Exames de admissão, demissão e periódico - 20 anos

- Cadastro Geral dos Empregados - 10 anos

- Folha ponto - 6 anos

- DARF Imposto de Renda - 7 anos

- DARF PIS - 10 anos

- Guia de contribuição sindical - 7 anos

- Seguro incêndio e de vida - 5 anos 

 

Como você pôde perceber, alguns documentos apresentam um prazo bem maior do que 5 anos de armazenamento. Porém, essas são as orientações da legislação. Uma informação importante é que os documentos podem ser digitalizados, desde que estejam na nuvem e possam ser acessados quando for necessário. 

O ideal é os síndicos utilizarem sempre a tecnologia como uma aliada, seja na hora de organizar os documentos ou se atualizar sobre as novidades no mundo da gestão dos condomínios. A KSE Ambiental disponibiliza conteúdos e serviços que tornam a rotina dos síndicos muito mais simples! Conheça nosso trabalho e descubra como podemos te ajudar > https://kseambiental.com.br/servicos/ 

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